电子采购的含义

一、什么是电子采购
　　电子采购是由采购方发起的一种采购行为，是一种不见面的网上交易，如网上招标，网上竞标，网上谈判等。人们把企业之间在网络上进行的这种招标、竞价、谈判等活动定义为B2B电子商务，事实上，这也只是电子采购的一个组成部分。电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，有效地整合了企业的资源，帮助供求双方降低了成本，提高了企业的核心竞争力。可以说，企业采购电子化是企业运营信息化不可或缺的重要组成部分。电子采购使企业不再采用人工办法购买和销售它们的产品，在这一全新的商业模式下，随着买主和卖主通过电子网络而联结，商业交易开始变得具有无缝性，其自身的优势是十分显著的。

二、电子采购的发展

    电子采购最先兴起于美国，它的最初形式是一对一的电子数据交换系统，即EDI，该电子商务系统大幅度地提高了采购效率，但早期的解决方式价格昂贵、耗费庞大，且由于其封闭性仅能为一家买家服务，尤令中小供应商和买家怯步。为此，联合国制订了商业EDI标准，但在具体实施过程中，关于标准问题在行业内及行业间的协调工作举步维艰，因此，真正商业伙伴间EDI并未广泛开展。90年代中期，电子采购目录开始兴起，这是供应商通过将其产品上网，来提高供应商的信息透明度、市场涵盖面。近年来，全方位综合电子采购平台出现且通过广泛连接买卖双方来进行电子采购服务。

　　电子采购是一种在Internet上创建专业供应商网络的基于Web的方式。它能够使企业通过网络，寻找管理合格的供货商和物品，随时了解市场行情和库存情况，编制销售计划，在线采购所需的物品，并对采购订单和采购的物品进行在途管理、台帐管理和库存管理，实现采购的自动统计分析。实施电子采购，不仅方便、快捷，而且交易成本低，信息公开程度透明，的确是一种很有发展前途的采购方式。实现电子采购的方式有两种：使用EDI(电子数据交换)的电子采购和使用Internet的电子采购。电子采购门户站点对购买简单商品最为有效，它可以让供应商创建和维护其产品的在线目录，其它公司可以从这些目录中搜索商品，下定单以及当场确定付款和装运选择。在试图购买那些必须定制的产品时，常常需要人力判断以及人与人之间的协商，首先，要整理叫做RFP(建议请求)的信息包，其中包括有某一商品的技术规格和供应要求。其次，必须找到能够满足该请求的供应商。为了节省时间和资金，只需要与有资格的供应商联络，这样花费的精力最少。使这一过程自动化的一种方式就是使用EDT网络，它能够让供应商和买主交换采购信息。只要交纳一点事务处理费，就能通过EDI网络提交信息包，并通过同一网络收到答复。 　　根据企业采购的特点、应用的规模大小，电子采购一般分为：生产型采购、非生产型采购、集中采购、集团采购管控、供应商管理、废旧物资处理，6大类型的采购管理方法。

三、电子采购的优势
　　电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，有效地整合了企业的资源，帮助供求双方降低了成本，提高了企业的核心竞争力。在这一全新的商业模式下，随着买主和卖主通过电子网络而联结，商业交易开始变得具有无缝性，其自身的优势是十分显著的。

A) 提高采购效率，缩短了采购周期。采购方企业通过电子采购交易平台进行竞价采购，可以根据采购方企业的要求自由设定交易时间和交易方式，大大地缩短了采购周期。自采购方企业竞价采购项目正式开始至竞价结束，一般只需要1～2周，较传统招标采购节省30%～60%的采购时间；

B) 节约大量的采购成本。据美国全国采购管理协会称，使用电子采购系统可以为采购企业节省大量成本。采用传统方式生成一份定单所需要的平均费用为150美元，使用基于Web的电子采购解决方案则可以将这一费用减少到30美元。企业通过竞价采购商品的价格平均降幅为10%左右，最高时可达到40%多。通用电气公司估计通过电子采购将每年节约100亿美元；

C) 优化采购流程。采购流程的电子化不是用计算机和网络技术简单替换原有的方式方法，而是要依据更科学的方法重新设计采购流程，这个过程中，屏弃了传统采购模式中不适应社会生产发展的落后因素； 　　
 
D) 减少过量的安全库存。世界著名的家电行业跨国企业海尔集团在实施电子采购后，采购成本大幅降低，仓储面积减少一半，降低库存资金约7亿元，库存资金周转日期从30天降低到了12天以下；
E) 电子采购的另外一个优势是信息共享。不同企业，包括各个供应商都可以共享信息，不但可以了解当时采购、竞标的详细信息，还可以查询以往交易活动的记录，这些记录包括中标、交货、履约等情况，帮助买方全面了解供应商，帮助卖方更清楚地把握市场需求及企业本身在交易活动中的成败得失，积累经验。这使供求双方之间的信息更加透明；

F)改善客户服务和客户满意度，促进供应链绩效，以及改善与供应商关系；

G) 让供应商获益。对于供应商，电子采购可以更及时的掌握市场需求，降低销售成本，增进与采购商之间的关系，获得更多的贸易机会。

 　　国内外无数企业实施电子采购的成功经验证明，电子采购在降低成本，提高商业效率方面，比在线零售、企业资源计划（ERP）更具潜力。电子采购的投资收益远远高于过去10年内已经在企业中占主导地位的任何商业革命，包括企业流程再造、策略性采购等等。

四、电子采购的实现

在电子采购过程中，从招标方发布招标信息到最后的双方签约，主要实现环节如下：

   招标方主要工作是编辑标书并且生成XML格式的标书文件，然后在将招标书生成XML文件，发送到系统，由系统将招标文件入库，招标方在标书发布后可以接收投标方的投标书，并且在开标后可以审阅投标书，在评标方评标后可以接收评标书，审阅评标书决定中标者，在决定中标者后给中标者发送定单。投标方主要工作是查阅招标书，编辑投标书签名，将投标书生成XML文件，加密，发送给招标方，如果中标接收定单。评标方主要工作是在开标后审阅投标文件，生成评标书，并且签名，生成XML文件，登陆、查看信息加密，发送给招标方。

 　　基于上述分析，本文采用XML技术与Java技术相结合而构建的Web体系，并且在此基础上实现电子采购，利用XML的Schema定义标书的文档，采用DOM动态的在线生成XML格式的电子标书；在显示时使用XSL技术处理视图，将显示与内容分离。在评标书，除了人工评审外，系统可自动对招标书XML文件内容进行分析，运算重组以及检索，利用XML可解析性，在评审中智能的判别筛选理想的候选。具体设计实现如下：

1. 总体设计实现
该系统能够使得在该系统中注册的招标用户能够在该系统中进行招标信息的发布，对投标书进行查阅，筛选，评定，辅助决策等功能。根据不同的用户和不同的权限为访问者提供不同的功能。系统中的招标书、投标书、评标书、定单比较多，根据大量动态访问关系数据库的特征，对于数据的显示我们采用了XML- XSL技术。总体采用Struts框架，该框架本身的最大特点就是将逻辑和显示分割开来。我们的设计依从于这种结构，所有的逻辑操作由事物体来完成，它是调度其它功能体的指挥中心，诸如注册，登陆，投标，投标，开标等操作的调用都会首先转到事物体来做判断，然后事物体选择适当的操作进行处理。

 　　在主页面有两个链接针对所有的用户：登陆它可以让注册的用户登陆到系统；注册这个链接可以让新用户进行注册。对于合法的注册用户显示内容如下：添加标书显示一个表单来添加新的个人标书。个人标书它显示的是用户个人所发布的标书。公共标书显示一个表单用来显示当前系统所拥有的其他用户的标书，通过这个表单用户可以对所感兴趣的标书进行查看，并且可以进行投标。修改信息这个链接显示一个表单用来显示用户的个人信息，并且通过它修改个人人信息。

2 .数据处理
由于访问数据库的操作比较单一，要访问的数据都集中在一个业务管理数据库中，对数据库的安全性要求比较高，因此，使用数据库的连接池来统一实现数据库访问功能。对于数据的处理主要包括如下几个环节：
 　　第一，Schema文件的生成。对于XML中用到的元素，根据数据在关系数据库中的属性定义一系列的Schema文件
 　　第二，招标书的XML文件生成。利用MOM对其进行操作生成招标书的XML，创建一个根元素，并将其添加到文档中，最后JDOM 转化为招标书的XML文本。
 　　第三，招标书XML文件的显示。XML文件的显示是根据不同的数据建立不同的CSS文件，然而只采用CSS样式的话，在生成XML是就要受到CSS样式的限制，生成的数据就有许多的冗余。这样，XML的特点就没有体现出来，与用传统的HTML页面就没有什么区别。因此，本方案使用了XSL， XSL不仅安样式显示XML，还可以过虑和分类XML数据。这样我们可以事先预生成一些常用的XML，在服务器端通过XSL按不同的要求过滤数据，以及将数据从一种格式转换成另一种格式。
 　　用于索引公共标书记录的XML，它包含的数据有标书的ID，标书的名称和标书的编号，通过它用户可以检索自己需要的招标书。下面我们来看它的操作过程如下：
 　　首先由页面得到提交的offerId号，并将其转发到XML解析器，XML解析器将参数offerId号继续传递给useroffer.xsl同时传递给XML解析器，由解析器对其进行转换后，将结果发送到html页面，这个页面里显示的即为标书内容。电子采购的实施步骤
1.要进行采购分析与策划，对现有采购流程进行优化，制定出适宜网上交易的标准采购流程。
 　　2.建立网站。这是进行电子采购的基础平台，要按照采购标准流程来组织页面。可以通过虚拟主机、主机托管、自建主机等方式来建立网站，特别是加入一些有实力的采购网站，通过他们的专业服务，可以享受到非常丰富的供求信息，起到事半功倍的作用。
 　　3.采购单位通过互联网发布招标采购信息（即发布招标书或招标公告），详细说明对物料的要求，包括质量、数量、时间、地点，对供应商的资质要求等。也可以通过搜索引擎寻找供应商，主动向他们发送电子邮件，对所购物料进行询价，广泛收集报价信息。
 　　4.供应商登陆采购单位网站，进行网上资料填写和报价。
 　　5.对供应商进行初步筛选，收集投标书或进行贸易洽谈。
 　　6.网上评标，由程序按设定的标准进行自动选择或由评标小组进行分析评比选择。
 　　7.在网上公布中标单位和价格，如有必要对供应商进行实地考察后签订采购合同。
 　　8.采购实施。中标单位按采购订单通过运输交付货物，采购单位支付货款，处理有关善后事宜。按照供应链管理思想，供需双方需要进行战略合作，实现信息的共享。采购单位可以通过网络了解供应单位的物料质量及供应情况，供应单位可以随时掌握所供物料在采购单位中的库存情况及采购单位的生产变化需求，以便及时补货，实现准时化生产和采购。

五、推进电子采购的建议

 　　出台具体政策
    《中华人民共和国行政许可法》第三十三条明确提出行政机关应当推行电子政务。电子采购作为电子政务的突破口，其实施更是刻不容缓。而我国在电子采购方面的立法是欠缺的。因此，应推进电子采购的立法工作，出台具体的电子采购政策指导，并通过网络和其他途径进行广泛宣传。有助于避免在实施过程中出现无序、低质量和低效率的竞争，即使出现合同纠纷等也有法可循。

　　组建专业队伍

    　电子采购不仅需要具备基本的政府采购知识和技能的人员，还需要精通网站运作和管理的技术人才。因而，政府采购中心要加强计算机培训，打造一支既精通采购业务，有熟悉互联网应用的专业化政府采购队伍。
 　
        推行电子采购卡结算　电子采购卡是指实施电子化数据交换（EDI）,使得政府和获得采购卡合同的银行间的数据进行互动，建立可统一控制的账目。政府采购部门与银行合作开发“政府采购银行卡管理系统”，对药品集中采购、公车定点加油、办公用品定点采购等交易实行“一卡通”。这样，既方便结算，还可以实现对政府采购资金流、物流、信息流的有效管理。

　　完善决策分析和信用评价体系　建立和完善信息公告库、供应商库、专家库、商品价格信息库、交易库等动态管理的数据库，构建政府采购数字化平台的数据库，逐步建立规范采购各方主体的信用档案，为以后采购活动提供借鉴。

 　　完善监督防范机制　监察、财政、审计部门等通过“电子卡系统”和政府采购网站，对政府采购各方及实施情况进行全程监督、远程同步监督、现场联动监督，把监督工作渗透到政府采购的每个环节，有利于及时发现和解决问题。同时在网上将中标价格和中标供应商予以公示，开设“电子投诉信箱”，便于供应商和采购单位的监督。

六、电子采购业务分析

　　电子采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源的协议采购。电子采购既是电子商务的重要形式，也是采购发展的必然，它不仅是形式上和技术上的改变，更重要的是改变了传统采购业务的处理方式，优化了采购过程，提高了采购效率，降低了采购成本。通过电子目录，可以快速找到更多的供货商；根据供应商的历史采购电子数据，可以选择最佳的货物来源；通过电子招标、电子询比价等采购方式，形成更加有效的竞争，降低采购成本；通过电子采购流程，缩短采购周期，提高采购效率，减少采购的人工操作错误；通过供应商和供应链管理，可以减少采购的流通环节，实现端对端采购，降低采购费用；通过电子信息数据，可以了解市场行情和库存情况，科学制定采购计划和采购决策。