选择合格分供方的程序和作法

企业规定“选择程序”的目的，是想使选定合格分供方工作能作到科学、有效。每个分供方选定决策都有充分的根据，能为提供合格或优质外购货品奠定基础。选择的程序如下：

1．收集资料和信息

企业（供方）应设有专门机构或人员，负责新开点的管理工作。在日常开点的运作中，结合企业的产品和新产品收集与外购货品有关的资料和信息，包括分供方产品说明书、样本等资料和信息，编目、登记、保管，以备查用。

2．编制选点计划

每年年底，企业应编制选择合格分供方工作计划，包括老产品的扩点和新产品的新开点，经部门领导审查，主管领导批准印发有关部门。

3．筛选供货点

企业根据“年度选择合格供方工作计划”，在分析所掌握资料和信息的基础上，提出初选点名单1～2家，经领导审查同意后通知送样。

4．样品检测和试用

（1）送样和委托检测

分供方根据供方通知，按要求数量送样，并附签定书或检测报告；供方收到样品后，立即填写委托单，将样品和委托单送去检测。

（2）检测和确认

企业检测部门对样品进行检测，编写报告，送委托部门；委托部门送技术部门进行确认，确认应有记录，明确写出质量特性的确认结果。

（3）扩大送样和试用

当不能根据检测结果判定时，则由采购部门通知扩大送样数量，以便通过试用结果进行判定。

扩大送样到厂，由选点归口部门送去检验；检验合格（特性应不低于第一次送样检测结果）；技术部门根据检验结果再次确认，确认应有记录；归口部门委托生产分厂（车间）进行试用；分厂（车间）应将试用结果编写成报告，反馈给选点归口部门。试用可以进行两次，但每次样品都需经过检验—→确认—→试用—→报告的程序。且后一次送样检测结果应优于前一次。确认应以最后一次确认记录为准，作为以后进货检验的依据。

（4）评价样品

企业选点归口部门，应根据样品检测结果和试用报告对样品进行评价。样品质量评价分为三档：a)符合要求（合格）；b)需要改进（有不符合要求之处）；c)不符合要求。

当评价结果为a)、b)时，则由选点归口部门通知质量管理部门，准备进行质保能力调查；同时通知分供方准备报价。

5．质保能力调查和评估

企业质管部门组织人员，对样品质量评为a)、b）类的分供方进行质保能力调查。

对分供方质保能力调查，基本依据ISO9001或ISO9002标准规定的要素进行，根据分供方规模可以简化，但一般至少应对以下九个方面进行调查。

1. 领导质量意识和管理职责；
2. 质量体系；
3. 合同评审；
4. 文件和资料控制；
5. 采购质量控制；
6. 工艺准备和过程控制，包括设备、模具管理；
7. 检验和计量（含验证状态和不合格品控制）；
8. 产品搬运、储存、防护和售后服务
9. 质量信息管理和质量改进

企业质量管理部门，应根据需要调查的九个方面（体系要素）编写调查提纲（详见附件A）；每项调查内容，应根据其重要度给予不同的加权分。调查后应依调查提纲逐项评价打分，最后给出分供方质保能力总分；根据总分进行评价定级；依据评价结果提出是否定点的建议，详见表3-1所示。

表3-1

当分供方样品评价为a）、b）（符合要求、需改进），质保能力评估为表3-1序号为1、2、3时，则可通知分供方报价；企业经营管理部门审价，经过双方嗟商，决定近期采购货品的价格，审价部门通知采购部门。

7．决策开点

企业选点归口部门根据样品检测和试用质量状况，分供方质保能力评估结果和审价结果，提出开点意见，经部门领导审查，主管领导批准，即可决策开点；将决策结果通知分供方。

8．合格分供方名录和档案

根据开点决策结果编写合格分供方档名录，建立分供方档案。有关合格分供方名录和分供方档案，将在本节“四.合格分供方名录和档案“中介绍。

（二）分供方质保能力评价方法

在对分供方质量保证能力调查时，需要按“调查提纲”规定的内容逐项进行评价。评价有三档、五档、七档的评价方法，“三档”评价方法，过于简单，有时不能够反映实际情况；“七档”评价方法，过于繁琐，推荐采用“五档”评价方法。“五档”评价方法是：

1．0：按“提纲”要求做得很好，挑不出毛病；

0．8：按“提纲”要求做得较好，尚有需改进之处；

0．5：按“提纲”要求做了很多工作，但只达到及格的下限；

0．2：按“提纲”要求才开始做或做得较差；

0．0：按“提纲”要求尚未开始做。

根据“调查提纲”内容多少决定满分为100分、500分或1000分，然后将分数按加权系数分配，先分配到九个方面，再用同样方法将分数分配到每一项内。例如某项调查内容加权分为6分，其评价5档得分分别为：6分、4.8分、3分、1.2分和0分。然后将各项评分相加，即可得出质保能力某方面总得分。根据总得分，就可给出“评语”，提出建议。

三、合格分供应方名录和供应方档案

（一）合格分供方名录

企业（供方）应定期编“合格分供方名录”，将经决策新开点的分供方纳入“名录”，并印发企业有关部门或人员，同时也可发有关分供方一份。合格分供方名录开始建立时可以一季、半年印发一次，当没有新开点，已开点分供方基本稳定时，也可以半年或一年印发一次。

合格分供方，是指向本企业（供方）长期提供外购货品的单位，不包括哪些从市场上购买外购货品的销售商。合格分供方是动态的，由于内外部种种原因，造成产品质量下降，拒收批增多，或管理松驰，质保能力下降都可能被评为不合格分供方。当评为不合格分供方时，则在“名录”上删掉；当整改达到合格时，则纳入“名录”。

合格分供方名录的表式一般应包括序号、分供方名称、地区或地址、邮编、电话和电传、提供的外购货品名称和规格、年供货量、定为合格分供方的时间、印发“名录”的时是否仍是合格分供方，等等。

（二）分供方档案

分供方档案是供方记录与分供方有关的采购或供货质量的全部材料，是供方搞好分供方管理，达到平等互利、共存共荣的重要依据。分供方档案一般包括两部份内容：第一部份是分供方基本概况，包括分供方及其产品的介绍、产品样本；预选点的调查资料；正式选点过程样品检测、试用的报告；质保能力调查报告，以及开点决策的批准文件，等等。这部份是历史性的资料，基本是静态的。对这部份资料应编目编号，可放在一个档案袋内备查。

第二部份是质量档案，这部份档案资料是动态的，是以一张“质量档案卡”，记录着从开点以来货品质量检验的结果。质量档案卡内容分两部份，卡的上部份是分供方的自然状况，卡的下部份以及续页的全部，是记录每次交货的质量状况，包括交货日期、交货数量、批不合格品率、拒收或接收、拒收批的处理结果：是退货还是回用（表3-2质量档案卡的表式）。采购部门的综合管理人员负责根据送检结果（送检单）和采购员处理（回用单）进行登记。